Kann die KI den Monatsabschlussprozess automatisieren?
Automatisiere die Checkliste und die Abstimmungen, lass die KI Erläuterungen zu Abweichungen entwerfen und überlasse die Ermessensentscheidungen dem Controller.
Der Monatsabschluss folgt einer Checkliste, und genau dafür eignet sich Automatisierung. Der Großteil des Monatsabschlusses besteht darin, Salden zusammenzutragen, Abstimmungen durchzuführen, wiederkehrende Buchungen vorzunehmen und bei Personen nachzufassen, deren Zahlen noch fehlen. Fachliches Ermessen ist vor allem an wenigen Stellen gefragt: bei Abgrenzungen, ungewöhnlichen Abweichungen und der Einordnung der Ergebnisse für das Management. Betrachte den Abschluss als sechs Arten von Arbeit, deren Automatisierbarkeit unterschiedlich zu bewerten ist, statt als eine Woche voller Kraftakte. Dann werden die Automatisierungsmöglichkeiten deutlich. Fang mit der Monatsabschluss-Checkliste selbst an: Wenn sie in einer Tabelle steht, die nur eine Person verwaltet, mach daraus eine gemeinsam genutzte Liste mit Terminen und einer verantwortlichen Person pro Zeile, bevor du auch nur einen Schritt automatisierst.
Was jeder Schritt benötigt
01● Standardautomatisierung
Die Abschlusscheckliste mit Verantwortlichen und Terminen abarbeiten
Die Checkliste wird zum Workflow: Aufgaben werden nach Zeitplan freigeschaltet, Verantwortliche erhalten Erinnerungen und Abhängigkeiten sperren den nächsten Schritt, bis der vorherige freigegeben ist. Der Status ist ohne Nachfragen einsehbar.
⛨Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person und einen Fälligkeitstermin, der sich am Monatsende orientiert, und die Liste ist die einzige maßgebliche Quelle für den Status.
02● Standardautomatisierung
Wiederkehrende Journalbuchungen und Nebenbuchabschlüsse verbuchen
Abschreibungen, Vorauszahlungen, wiederkehrende Abgrenzungen sowie der Abschluss der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erfolgen anhand von Vorlagen, sobald die Eingangsdaten bestätigt sind. Jeden Monat gleiche Buchungen müssen nicht von einer Person eingetippt werden.
⛨Vorlagen werden quartalsweise überprüft, und jede automatisierte Veröffentlichung wird protokolliert und ist rückgängig machbar.
03● Standardautomatisierung
Salden mit den Quellsystemen abgleichen
Bank-, Intercompany- und Clearing-Konten werden automatisch abgeglichen, so dass nur die ungeklärten Posten einer Person zur Prüfung vorgelegt werden. Das ist der Schritt, der in der Regel die meisten Kalendertage kostet.
⛨Abgleichregeln und Toleranzen sind dokumentiert, und die Liste der nicht zugeordneten Einträge geht noch am selben Tag an eine namentlich benannte zuständige Person.
04● Menschliche Prüfung
Kommentar zu den Abweichungen entwerfen
KI vergleicht die Monatszahlen mit dem Budget und den Vorperioden und entwirft eine Erklärung für die Veränderungen mit Verweisen auf die zugrunde liegenden Transaktionen. Der Controller überarbeitet und bestätigt die Darstellung.
⛨Der Entwurf trennt die Aussagen der Daten von Annahmen, und nichts geht ohne redaktionelle Bearbeitung an das Management.
05● Beim Menschen belassen
Über Abgrenzungen und ungewöhnliche Posten entscheiden
Der Controller beurteilt, was abgegrenzt werden muss, wie mit Einmalposten umzugehen ist und wann eine Schätzung eine Notiz braucht. Diese Entscheidungen prägen das Ergebnis, daher bleiben sie bei einer verantwortlichen Person.
⛨Wesentliche Einschätzungen werden mit ihrer Begründung dokumentiert, und der Prüfer ist nicht der Ersteller.
06● Für KI geeignet
Unterlagen vor der Freigabe prüfen
KI liest die fertigen Managementberichte, prüft, ob Erläuterungen und Zahlen übereinstimmen, und markiert Zahlen, die sich nicht mit dem Hauptbuch abgleichen lassen, bevor der Controller unterschreibt.
⛨Die Freigabe bleibt ein bewusster manueller Schritt und wird für genau die Version protokolliert, die genehmigt wurde.
Ein sinnvolles erstes Experiment
Übertrage die Checkliste für einen Abschluss in ein Workflow-Tool und automatisiere sonst nichts. Erfasse, welche Aufgaben zu spät fertig wurden, welche Erinnerungen nötig waren und wo Menschen aufeinander gewartet haben. Automatisiere als Nächstes die Abstimmung mit den meisten nicht zugeordneten Einträgen und vergleiche die dabei erzeugte Liste dieser Einträge über zwei Abschlüsse hinweg mit der manuell erstellten Liste.
Die Falle, die es zu vermeiden gilt
Arbeitsschritte auf Basis einer unklaren Checkliste automatisieren. Wenn niemand sagen kann, welche Aufgabe den Ablauf am dritten Tag blockiert, verlagern schnellere Abstimmungen nur den Rückstau.
Fragen, die Teams stellen
Was sollte eine Checkliste für den Monatsabschluss enthalten?
Eine Zeile pro Aufgabe mit einem Verantwortlichen, einem Fälligkeitstag relativ zum Monatsende, dem betreffenden System oder Bericht und einer Freigabe. Gruppiere die Zeilen nach Bereich: Transaktionen und Nebenbücher, Journalbuchungen und Abgrenzungen, Abstimmungen, Prüfung und Berichterstattung. Halte die Abhängigkeiten ausdrücklich fest, sodass eine Abstimmung erst freigegeben werden kann, wenn die Bankdaten vollständig eingegangen sind. Eine Checklistenvorlage ist ein Anfang; erst die Zuständigkeiten und Termine machen sie wirksam.
Wie viel des Monatsabschlusses kann automatisiert werden?
Die Teile mit strukturierten Eingaben und festen Regeln: Aufgaben nach Zeitplan anlegen, Erinnerungen, wiederkehrende Buchungen, Nebenbuchabschlüsse und Kontenabstimmungen. Darauf entfällt meist der Großteil der Durchlaufzeit. Ermessensentscheidungen zu Abgrenzungen, die Behandlung ungewöhnlicher Posten und die Erläuterung gegenüber dem Management bleiben bei Menschen, wobei KI beim Entwurf der Erläuterungen hilft. Miss zuerst die Zeiten deines eigenen Abschlussprozesses; die Aufteilung unterscheidet sich je nach Unternehmen.
Wo sollte eine Person die Kontrolle behalten?
Bei den Ermessensentscheidungen und der Freigabe. Der Controller entscheidet über Abgrenzungen und Schätzungen, genehmigt die Behandlung von Einmalposten und zeichnet die Abschlussunterlagen ab. Ein Prüfer, der nicht der Ersteller ist, prüft wesentliche Posten. Automatisierung sollte den Status und die Ausnahmen früher im Abschlussprozess sichtbar machen, nicht den Moment ersetzen, in dem jemand Verantwortung dafür übernimmt, dass die Zahlen stimmen.
Beispielhafte Workflow-Anleitung von Arcgent. Jedes Unternehmen braucht eine eigene Bewertung. Angaben zu Integrationen oder Einsparungen wurden für deine Systeme nicht überprüft.