Marketing · Prozessaufschlüsselung
Steuere die Nachbereitung von Veranstaltungen regelbasiert, lass die KI persönliche Nachrichten entwerfen und übergib Gespräche mit interessierten Kontakten noch in derselben Woche an einen Menschen.
Beim Nachfassen per E-Mail nach Veranstaltungen verlieren die meisten Messe- und Konferenzkontakte das Interesse. Die Liste liegt eine Woche in einer Tabelle, das Dankeschön geht zu spät raus und die Kontakte aus vielversprechenden Gesprächen erhalten dieselbe Vorlage wie alle anderen. Die Veranstaltungsnachbereitung besteht eigentlich aus zwei Prozessen: einem Routineprozess, bei dem Kontakte importiert werden und eine Standard-E-Mail-Sequenz versendet wird – das sollte regelbasiert innerhalb eines Tages erfolgen –, und einem persönlichen Prozess für die Menschen, die tatsächlich mit dir gesprochen haben. Hier kann KI einen Entwurf erstellen, aber ein Mensch sollte die Nachricht versenden. Verbessere zuerst den Routineprozess, denn dort zählt Geschwindigkeit mehr als Feinschliff.
Badge-Scans, Anmeldeformulare und abgetippte Visitenkartendaten werden in einer Liste zusammengeführt. Duplikate werden entfernt, und für jeden Kontakt wird geprüft, ob eine Einwilligung vermerkt ist. Strukturierte Daten, feste Regeln.
Der Workflow erstellt oder aktualisiert jeden Datensatz, versieht ihn mit Tags zur Veranstaltung und Session und weist anhand des Vertriebsgebiets oder Kunden eine verantwortliche Person zu. Der Abgleich von E-Mail-Adresse und Unternehmen verhindert Duplikate, die spätere Berichte unbrauchbar machen.
Eine Dankesnachricht mit den Folien oder der Aufzeichnung geht innerhalb eines Tages raus, gefolgt von einer kurzen Nachrichtenfolge über die nächsten Wochen. Gleiche Inhalte für alle, mit denen kein individuelles Gespräch stattgefunden hat.
KI liest die Notizen der Vertriebsmitarbeiter vom Messestand sowie die ersten Antworten und schlägt eine Einordnung vor: Welche Kontakte haben eine konkrete Frage gestellt, ein Projekt erwähnt oder um einen Anruf gebeten? Diese Einordnung anhand von Freitext ist eine geeignete Aufgabe für ein Modell.
Für die warmen Kontakte entwirft die KI eine kurze E‑Mail, die sich auf das tatsächliche Gespräch bezieht und einen nächsten Schritt vorschlägt, ausschließlich anhand der aufgezeichneten Notizen. Der Vertriebsmitarbeiter bearbeitet und sendet sie unter eigenem Namen.
Anrufe, Demos und alles, was Preise oder ein Angebot betrifft, liegen ab diesem Zeitpunkt in der Verantwortung einer namentlich benannten Person. Die Automatisierung hat ihren Zweck erfüllt, wenn die Übergabe schnell und nachvollziehbar erfolgt.
Nutze die nächste Veranstaltung. Automatisiere nur die Listenbereinigung, den CRM-Import und die erste Dankesmail und verfasse persönliche Nachrichten weiterhin manuell. Miss die Stunden zwischen Veranstaltungsende und erster E-Mail, die Duplikatrate im CRM und die Anzahl der Antworten auf die Nachrichtenfolge im Vergleich zur letzten Veranstaltung.
Dieselbe allgemeine Nachrichtenfolge an alle senden, auch an die Person, die am Stand eine detaillierte Frage gestellt hat. Geschwindigkeit bringt nur etwas, wenn interessierte Kontakte eine Antwort von einem Menschen bekommen.
Die Standard-Dankesnachricht innerhalb eines Arbeitstages, solange sich die Leute noch an deinen Stand oder deine Session erinnern, und die persönlichen Nachrichten an Kontakte, die bereits Interesse gezeigt haben, innerhalb von zwei oder drei Tagen. Deshalb sollte der Routineteil automatisiert laufen: Die Liste, der CRM-Import und die erste E-Mail sollten nicht darauf warten, dass jemand Zeit findet. Die weiteren Nachrichten können über die folgenden Wochen verteilt werden.
Sie kann sie aus guten Notizen entwerfen. Wenn der Vertriebsmitarbeiter notiert hat, was besprochen wurde, die Firma und den nächsten Schritt, macht die KI daraus schnell eine kurze, konkrete Nachricht im konsistenten Ton. Ohne Notizen wird sie plausible Details erfinden, was schlimmer ist als eine Vorlage. Behalte den menschlichen Freigabeschritt und betrachte die Qualität der Notizen als den eigentlichen Engpass.
Alle, mit denen ein echtes Gespräch stattgefunden hat: die eine konkrete Frage gestellt, ein Projekt oder Problem beschrieben oder um einen Anruf gebeten haben – oder die bei einem Unternehmen arbeiten, das für dich bereits wichtig ist. Alle anderen, etwa nur per Scan erfasste Kontakte und Vorbeigehende, erhalten die Standardsequenz. KI kann helfen, die beiden Gruppen anhand von Notizen und Antworten zu unterscheiden. Die verantwortliche Person bestätigt jedoch die Aufteilung, denn diese Entscheidung bestimmt, wer persönlich betreut wird.
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