Vertrieb · Prozessaufschlüsselung
Automatisiere die Erinnerungen und die Aufbereitung der Zahlen für eine Vertragsverlängerung und lass die Verhandlung von einer Person führen, die verbindlich zusagen kann.
Ein Vertragsverlängerungsprozess besteht aus der Vorbereitung im Hintergrund und der direkten Verhandlung. Zur Vorbereitung gehören Termine, Nutzungszahlen, die bisherige Preisentwicklung und ein Angebot, das vor dem ersten Gespräch vorliegen muss. In der Verhandlung selbst geht es darum, was der Kunde ändern möchte, welche Zugeständnisse du machen willst und was beide Seiten unterschreiben werden. Automatisierung und KI gehören in die Vorbereitung. In der Verhandlung werden verbindliche Zusagen gemacht. Dafür bleibt eine Person verantwortlich, die ihre Entscheidungen begründen kann. Sorge zuerst dafür, dass Vertragsenddaten und bisherige Preise an einem Ort verlässlich erfasst sind; späte Überraschungen führen häufiger zu ausbleibenden Verlängerungen als harte Verhandlungspartner.
Vertragsenddaten in deinem CRM oder Vertragssystem lösen Aufgaben aus, lange bevor Kündigungsfristen ablaufen. Daten und Erinnerungen sind strukturiert, daher erledigen Regeln das zuverlässig, sobald die Daten stimmen.
Die KI fasst Nutzung, Supportverlauf, bisherige Preise und offene Fragen in einer einseitigen Übersicht für die verantwortliche Person zusammen. Gerade beim Lesen verstreuter Datensätze spart ein Modell ihr spürbar Zeit.
Auf Grundlage freigegebener Preisregeln und Vorlagen entwirft die KI das Verlängerungsangebot und die zugehörige E-Mail zur Verhandlung der Vertragsverlängerung. Die zuständige Person prüft beides, bevor etwas verschickt wird.
Zuhören, was dem Kunden wichtig ist, Einwände wahrnehmen und die Stimmung einschätzen – das ist Aufgabe der zuständigen Kundenbetreuung. Dieser Schritt bestimmt die Kundenbeziehung für die nächste Vertragslaufzeit und kann nicht an ein Modell delegiert werden.
Rabatte, zusätzliche Leistungen und geänderte Bedingungen sind geschäftliche Zusagen. Die verantwortliche Person schlägt sie vor, die zuständige freigabeberechtigte Person stimmt zu und der Kunde unterschreibt. KI spielt bei der Entscheidung selbst keine Rolle.
Wähle die Vertragsverlängerungen aus, die im nächsten Quartal fällig sind, und aktiviere nur für diese den Zeitplan und die Kundenübersicht. Bitte die Verantwortlichen, jede Übersicht auf Genauigkeit und Nützlichkeit zu bewerten. Zähle, bei wie vielen Vertragsverlängerungen die Gesprächsphase rechtzeitig erreicht wurde, und vergleiche die Zahl mit dem Vorquartal. Lass Angebote, Gespräche und Zugeständnisse genau so, wie sie heute sind.
Eine Vertragsverlängerung als reines Erinnerungsproblem zu behandeln. Auch mit perfektem Timing verlierst du den Kunden, wenn das Angebot nicht auf ihn zugeschnitten ist; die Automatisierung verschafft der verantwortlichen Person lediglich Zeit, ein echtes Gespräch vorzubereiten.
Mindestens: ein Trigger ausreichend vor der Kündigungsfrist, ein Account‑Briefing mit Nutzungs‑ und Preisverlauf, ein Angebotsentwurf, der genehmigten Preisregeln folgt, ein geplanter Gesprächstermin, ein klarer Genehmigungsweg für Nachlässe und ein Schritt, der nach der Unterschrift den Vertragsdatensatz aktualisiert. Best Practices für Vertragsverlängerungen bestehen meist darin, diese früh anzugehen, nicht darin, besonders clever zu sein.
Sie kann den ersten Entwurf schreiben. Gib ihr die Kundenübersicht, das freigegebene Angebot und deine Vorgaben zum Ton, und sie erstellt eine brauchbare E-Mail, die die verantwortliche Person anschließend bearbeitet. Sie darf weder den Preis festlegen noch einen Termin zusagen oder die Nachricht versenden. Lass das Modell die Entwürfe erstellen und die verantwortliche Person den Versand übernehmen.
Beginne mit dem Zeitplan: Vertragsenddaten, die zuverlässig Aufgaben und Erinnerungen auslösen. Das ist deterministisch, kostengünstig und behebt den häufigsten Fehler: eine zu spät bemerkte anstehende Verlängerung. Ergänze dann das Kundenbriefing als klar abgegrenzte KI-Aufgabe mit einer eindeutigen, maßgeblichen Datenquelle. Lass Gespräche und Zugeständnisse vom ersten Tag an in menschlicher Hand.
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