Betrieb · Prozessaufschlüsselung
Eingehende Bestellungen automatisch erfassen, extrahieren, abgleichen und buchen; nur Ausnahmen an eine Person weiterleiten.
Die Bestellverarbeitung sieht nach einer einzigen Aufgabe aus: Eine Bestellung kommt an, jemand tippt sie ins System und eine Bestätigung geht raus. In der Praxis besteht die Bestellverarbeitung aus vier verschiedenen Aufgaben mit vier verschiedenen Lösungsansätzen. Das Erfassen und Abgleichen von Bestellungen ist regelbasierte Arbeit. Beim Auslesen einer Kunden-PDF mit individuellem Layout spielt KI ihre Stärken aus. Was bei einem Preis zu tun ist, der vom Angebot abweicht, entscheidet ein Mensch. Der erste Ansatzpunkt ist nicht das Abtippen, sondern die Qualität der Referenzdaten: Bestellnummern, Artikelcodes und Preislisten, auf die sich die Automatisierung verlassen kann.
Bestellungen aus E‑Mail, Kundenportalen und EDI landen in einer einzigen Warteschlange mit Quelle, Kunde und Anhang. Doppelte Bestellnummern werden hier erkannt, nicht erst nach der Buchung.
KI liest das PDF oder den E-Mail-Text und liefert strukturierte Felder: Artikelreferenzen, Mengen, Preise, Liefertermine und die Lieferadresse. Jedes Feld enthält eine Angabe dazu, wie sicher die Erkennung ist, und einen Link zur jeweiligen Fundstelle.
Deterministische Prüfungen gleichen jede Position mit dem offenen Angebot, der Vertragspreisliste, den Mindestmengen und der Verfügbarkeit ab. Alles, was innerhalb der vereinbarten Toleranzen übereinstimmt, wird ohne menschliches Eingreifen weiterverarbeitet.
Bestellungen mit einer Preisabweichung, einem unbekannten Artikel oder einer fehlenden Referenz werden einer Person zur Prüfung vorgelegt. Dabei werden die extrahierten Felder und das Quelldokument nebeneinander angezeigt. KI kann eine voraussichtlich passende Korrektur vorschlagen, die Person bestätigt sie.
Genehmigte Aufträge werden über die API oder den Importweg im ERP erstellt, und der Kunde erhält eine Bestätigung mit den erfassten Positionen und Terminen.
Wenn ein Kunde Einwände gegen Preis, Lieferung oder Konditionen hat, führt die für den Kunden zuständige Person das Gespräch und übernimmt die Verantwortung für die daraus entstehenden Zusagen.
Lass Extraktion und Abgleich für eine Kundengruppe zwei bis vier Wochen lang parallel zur manuellen Eingabe laufen. Erfasse Feldkorrekturen pro Auftrag, den Anteil der Aufträge, die sich ohne Hilfe abgleichen lassen, und die Zeit vom Eingang bis zur Bestätigung. Aktiviere die automatische Buchung nur für Auftragstypen, die während des gesamten Pilotprojekts fehlerfrei abgeglichen wurden.
Die Auftragserfassung automatisieren, bevor die Preisliste und der Artikelstamm bereinigt sind. Das System wird falsche Preise schneller verbuchen, als es ein Mensch je getan hat.
Viele ERP-Systeme können bereits Bestellungen importieren und Abgleichregeln ausführen. Workflow-Tools können ein Postfach oder Portal an diesen Import anbinden. Spezielle Software zur Bestellautomatisierung ergänzt vor allem die Datenextraktion aus unübersichtlichen PDFs und eine Oberfläche zur Prüfung. Prüfe, was dein ERP unterstützt, bevor du etwas kaufst, und halte die Datenextraktion von der Verbuchung getrennt, egal welchen Weg du wählst.
Zuverlässig genug, um den Datensatz zu entwerfen, nicht zuverlässig genug, um ihn ungeprüft zu buchen. Layouts unterscheiden sich je nach Kunde, Positionsbeschreibungen sind uneinheitlich, und Mengen verstecken sich in Fußnoten. Strukturierte Extraktion mit Konfidenzwerten bewältigt die Routineformate gut; der Rest wird durch Abgleichregeln und eine kurze Prüfung abgefangen. Miss die Anzahl der Korrekturen pro Auftrag, bevor du einem Format ohne Prüfung vertraust.
Bestellungen, die von der geschäftlichen Vereinbarung abweichen: ein Preis unter dem Angebotspreis, vom Vertrag abweichende Konditionen, ein neuer Warenempfänger oder ein Kunde, der einer Bestätigung widerspricht. Automatisierung kann diese Fälle schnell kennzeichnen, aber die Entscheidung und die Antwort liegen beim zuständigen Kundenbetreuer. Alles, was mit den vereinbarten Referenzen übereinstimmt, kann direkt weiterverarbeitet werden.
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