Finanzen · Prozessaufschlüsselung
Gleiche Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferungen ab, und lass eine Person nur die relevanten Abweichungen bearbeiten.
Der Rechnungsabgleich ist die monatliche Aufgabe, vor der Zahlung nachzuweisen, dass jede Lieferantenrechnung mit dem übereinstimmt, was du bestellt und erhalten hast. Dabei werden überwiegend strukturierte Datensätze verglichen. Deshalb ist dies in erster Linie ein Prozess für regelbasierte Automatisierung und kein KI-Projekt. Urteilsvermögen ist bei den Ausnahmen gefragt: eine Teillieferung, ein nach der Bestellung geänderter Preis, eine Gutschrift, die nie angekommen ist. Teile die Arbeit in Abgleichen, Markieren und Klären auf, dann wird deutlich, was sich jeweils eignet. Sorge zuerst dafür, dass die drei zu vergleichenden Belege – Bestellung, Lieferbestätigung und Rechnung – zuverlässig und miteinander verknüpft sind. Ohne das kann kein Tool etwas abgleichen.
Zieh die gebuchten Rechnungen, Bestellungen und Wareneingänge für den Zeitraum aus den Buchhaltungs- und Einkaufssystemen. Das sind strukturierte Daten mit festem Zeitplan, daher erledigt das eine Regel.
Rechnungspositionen innerhalb vereinbarter Toleranzen mit Bestellpositionen und gelieferten Mengen vergleichen. Übereinstimmende Positionen werden ohne menschliche Prüfung weiterverarbeitet.
KI kann die E-Mail, Gutschrift oder den Lieferschein des Lieferanten lesen und eine Erklärung für abweichende Zahlen vorschlagen. Die zuständige Person in der Kreditorenbuchhaltung bestätigt die Erklärung, bevor etwas geändert wird.
Eine Person verhandelt mit dem Lieferanten, fordert eine Gutschrift an oder entscheidet, eine kleine Differenz zu akzeptieren. Jede dieser Entscheidungen ist eine Verpflichtung mit Kosten.
Abgeglichene Rechnungen für den Zahlungslauf freigeben und die Offene-Posten-Liste mit Altersstruktur für die verantwortliche Person erstellen. Die Liste ist das eigentliche Ergebnis der Abstimmung.
Nimm eine Lieferantengruppe für einen Monat und führe die automatisierte Zuordnung parallel zur manuellen Abstimmung aus. Vergleiche die beiden Listen: wie viele Zeilen passten zusammen, wie viele Ausnahmen fand die Automatisierung, die das Team übersehen hat, und umgekehrt. Erst wenn die Listen bei zwei Abschlüssen übereinstimmen, soll die automatisierte Zuordnung die Zahlungsläufe speisen.
Die Toleranzen so weit aufweichen, bis alles passt. Eine Abstimmung, die nie eine Differenz findet, funktioniert nicht, sie versteckt sie.
Die meisten Buchhaltungs- und ERP-Systeme können Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, wenn die Referenzdaten sauber sind. Ein Workflow-Tool kann dazu Markierungen und Erinnerungen ergänzen. Spezielle Software zur Rechnungsabstimmung lohnt sich bei hohem Belegaufkommen, uneinheitlichen Lieferantendokumenten oder wenn du ein durchgängiges Prüfprotokoll über mehrere Systeme hinweg brauchst. Teste, was dein bestehendes System schon kann, bevor du ein neues kaufst.
An drei Stellen: Toleranzen festlegen, entscheiden, was bei einer Abweichung passiert, und Zahlungen freigeben. Automatisierung kann den ganzen Tag Ausnahmen finden und sortieren, aber eine Preisänderung zu akzeptieren, eine Gutschrift mit einem Lieferanten zu vereinbaren oder eine kleine Differenz abzuschreiben ist eine verbindliche Entscheidung mit finanziellen Folgen. Überlasse diese Entscheidungen jemandem mit der entsprechenden Befugnis und dokumentiere die Entscheidungsgründe.
Lass es für mindestens zwei Monatsabschlüsse parallel zur manuellen Abstimmung laufen und vergleiche die Ergebnisse Zeile für Zeile. Erfasse falsche Zuordnungen, die gefährlich sind, getrennt von übersehenen Zuordnungen, die nur Zeit kosten. Prüfe auch nach dem Produktivstart stichprobenartig die abgeglichenen Rechnungen und überprüfe die Toleranzen, sobald ein Lieferant Preise oder Liefermuster ändert.
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