01● Beim Menschen belassen
Konditionen festlegen: letzter Arbeitstag, Frist, Abrechnung und Beschränkungen
Bevor eine Aufgabe startet, muss eine verantwortliche Person die Eckdaten des Austritts klären: den letzten Arbeitstag, ob die Kündigungsfrist gearbeitet oder die Person freigestellt wird, was an Gehalt, Resturlaub und Abgeltung offen ist und ob ein Wettbewerbsverbot oder Verschwiegenheitspflichten gelten. Diese Entscheidungen haben rechtliches Gewicht und hängen von Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Austrittsgrund ab, deshalb bleiben sie bei der Personalabteilung oder einer befugten Führungskraft. KI kann eine Vertragsklausel zusammenfassen oder die Optionen verständlich beschreiben, darf aber weder die Konditionen festlegen noch der Person etwas zusagen.
⛨Gilt bei jedem Austritt. Eine normale Eigenkündigung ist Routine, bei einer Kündigung durch das Unternehmen, einem Aufhebungsvertrag oder Restrukturierung gehört vorab rechtliche Beratung dazu.
02● Standardautomatisierung
Checkliste erzeugen und jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zuweisen
Sobald der letzte Arbeitstag feststeht, sollte die Checkliste von selbst erscheinen: IT-Zugänge, Rückgabe von Geräten, Lohnbuchhaltung, betriebliche Altersvorsorge und Benefits, Zutrittskarten, Übergabe, Vorstellung bei Kunden und das Austrittsgespräch. Das ist eine feste Vorlage mit Verzweigungen, etwa Homeoffice oder Büro, Führungskraft oder Fachkraft, befristet oder unbefristet. Genau dafür sind Regeln in Ihrem HR- oder Ticketsystem gut geeignet. Jede Aufgabe erhält einen Verantwortlichen und eine Frist relativ zum letzten Tag. KI bringt hier wenig und kann unbemerkt einen Schritt auslassen, also halten Sie das deterministisch und nachvollziehbar.
⛨Funktioniert, wenn die Vorlage gepflegt wird und das HR- oder Ticketsystem die einzige Quelle für die Daten der ausscheidenden Person ist. Prüfen Sie die Vorlage mindestens zweimal im Jahr.
03● Standardautomatisierung
Zugänge sperren und Geräte am letzten Tag zurücknehmen
Konten deaktivieren, Single Sign-on entziehen, Lizenzen freigeben, E-Mails weiterleiten, Dateibesitz übertragen sowie Laptop, Telefon und Ausweis einsammeln sollte aus der Checkliste laufen, mit Zeitstempel je Aktion. Identitätssoftware erledigt das meiste automatisch zu einem festen Zeitpunkt. Ein Mensch bestätigt trotzdem, dass physische Geräte wirklich zurück sind und dass geteilte Konten, API-Schlüssel und Lieferantenportale ohne Single Sign-on ebenfalls erneuert wurden. Ein vergessener Zugang ist der teuerste Fehler beim Offboarding, deshalb ist das Protokoll wichtiger als die Geschwindigkeit.
⛨Braucht eine aktuelle Übersicht der Systeme und Geräte je Person. Bei sensiblen Rollen kann der Zugang schon mit der Kündigung statt erst am letzten Tag gesperrt werden.
04● Für KI geeignet
Übergabenotiz entwerfen und Wissen sichern
KI hilft dabei, aus offenen Tickets, aktuellen E-Mails, geteilten Dokumenten und dem Kalender der ausscheidenden Person einen ersten Entwurf der Übergabe zu erstellen: laufende Projekte, offene Zusagen, wichtige Kontakte, wiederkehrende Fristen und Ablageorte. Die Person und die Führungskraft korrigieren ihn, was deutlich schneller geht als bei einem leeren Blatt. Der Entwurf darf nur auf Quellen zurückgreifen, die Mitarbeitende und Unternehmen dafür nutzen dürfen, und die Führungskraft liest ihn, bevor die Nachfolge ihn erhält.
⛨Funktioniert am besten, wenn Arbeit in nachvollziehbaren Werkzeugen stattfindet. Steckt das Wissen in Köpfen oder privaten Notizen, bleibt der KI-Entwurf dünn und ein Gespräch ist nötig.
05● Menschliche Prüfung
Das Austrittsgespräch führen
Das Austrittsgespräch ist ein menschliches Gespräch. Eine ausscheidende Person sagt einem Menschen, dem sie vertraut, mehr als einem Formular, und die Führungskraft oder HR muss Ton, Zögern und Unausgesprochenes wahrnehmen. KI kann eine kurze Fragenliste vorbereiten und mit Einwilligung Notizen ausarbeiten, sollte das Gespräch aber nicht führen. Halten Sie es freiwillig, getrennt vom Gespräch über die Schlussabrechnung und klar darüber, wer die Notizen sieht.
⛨Immer bei freiwillig Ausscheidenden, die zustimmen. Bei Kündigungen oder Streit auslassen oder anpassen, hier kommt zuerst rechtlicher Rat.
06● Menschliche Prüfung
Schlussabrechnung, Urlaubsabgeltung, Benefits und Zeugnis klären
Die Schlussabrechnung kann Resturlaub oder dessen Abgeltung, Boni, Spesen und die Fortführung von Benefits umfassen. Die Lohnsoftware berechnet die Zahlen, ein Mensch prüft sie gegen Vertrag und geltende Regeln und gibt sie frei. Das Arbeitszeugnis und jede Aussage zur Leistung sollte die Führungskraft schreiben oder freigeben, denn eine unbedachte Formulierung ist ein rechtliches Risiko. KI kann einen neutralen Entwurf mit Eintritts- und Austrittsdatum sowie Tätigkeit erstellen, den ein Mensch prüft.
⛨Pflicht bei jedem Austritt. Prüfen Sie in Vertrag und Tarifvertrag, wie Urlaub am Ende des Arbeitsverhältnisses behandelt wird.
07● Für KI geeignet
Austrittsfeedback und Fluktuationsmuster auswerten
Über viele Austritte hinweg kann KI Freitext aus dem Austrittsfeedback zu Themen wie Gehalt, Führung, Arbeitslast, Entwicklung und Flexibilität bündeln und ein Team oder eine Führungskraft markieren, die immer wieder auftaucht. Das ist Mustererkennung in Text, die KI schnell beherrscht. Die Ergebnisse sind Hypothesen, keine Beweise: Ein Mensch entscheidet, ob ein Muster echt ist, was zu tun ist und wie die Anonymität kleiner Gruppen gewahrt bleibt.
⛨Nur sinnvoll bei genug Austritten für ein Muster und bei einheitlich erfassten Daten. Bei weniger als etwa zehn Austritten pro Jahr lesen Sie sie selbst.