01● Standardautomatisierung
Ziele, Ergebnisse und Rückmeldungen des Zeitraums sammeln
Bevor jemand ein Wort schreibt, müssen die Fakten an einem Ort liegen: die Ziele vom letzten Mal, die Ergebnisse dazu, Notizen aus Einzelgesprächen, Feedback von Kolleginnen und Kollegen, absolvierte Schulungen, Fehlzeiten und Anerkennung. Heute blättert die Führungskraft oft am Vorabend durch alte Dokumente. Eine Schnittstelle oder ein geplanter Export bringt das ohne KI in eine Übersicht je Person, weil die Quellen bekannt und die Felder fest sind. Entscheidend ist, dass die Führungskraft mit einer vollständigen Akte startet statt mit dem Gedächtnis, denn daher kommt der meiste Aktualitätsfehler.
⛨Funktioniert, wenn Ziele und Notizen in einem System oder gemeinsamen Dokument stehen, das exportiert werden kann. Liegen Notizen in privaten Heften, ist die erste Aufgabe zu vereinbaren, wo sie künftig stehen.
02● Für KI geeignet
Den Zeitraum je Mitarbeiterin und Mitarbeiter zusammenfassen
Ein Sprachmodell kann die gesammelten Notizen, Zielstände und Rückmeldungen lesen und daraus eine kurze, neutrale Zusammenfassung machen: was wurde erreicht, welche Themen kamen wiederholt auf, wo stimmen Rückmeldungen verschiedener Personen überein oder nicht. Es kann die zugrunde liegenden Notizen zitieren, damit die Führungskraft jede Aussage prüfen kann. Das spart die Stunde Lesen und Sortieren pro Person, an der Gespräche sonst hängen bleiben. Die Zusammenfassung ist ein Arbeitsdokument für die Führungskraft und kein Urteil über die Person.
⛨Funktioniert, wenn die Notizen sachlich und datiert sind. Dünne oder vage Notizen ergeben eine dünne, vage Zusammenfassung, und das Modell kann Lücken glätten, daher sollte es auch auflisten, was fehlt.
03● Für KI geeignet
Den Gesprächstext als Entwurf schreiben
Aus der Zusammenfassung und den eigenen Stichpunkten der Führungskraft kann KI die Beurteilung im Format und Ton des Unternehmens vorformulieren, mit konkreten Beispielen aus den Notizen. Führungskräfte, denen das Schreiben schwerfällt oder die zwanzig Beurteilungen in einer Woche verfassen, profitieren am meisten. Den Entwurf muss die Führungskraft überarbeiten, ergänzen, was sie selbst beobachtet hat, und streichen, was sie nicht vertreten kann. Eine Beurteilung, die allgemein klingt oder die der Mitarbeitende als Maschinentext erkennt, schadet dem Vertrauen schneller als eine kurze ehrliche.
⛨Funktioniert, wenn die Führungskraft den Entwurf als erste Fassung betrachtet und in eigenen Worten neu schreibt. Übernehmen Sie ungeprüften Text nicht in das Personalsystem.
04● Für KI geeignet
Beurteilungen auf Einheitlichkeit und verzerrte Sprache prüfen
Über ein Team oder das ganze Unternehmen kann KI Beurteilungen vergleichen und Muster markieren, die eine ausgelastete Personalabteilung übersieht: eine Führungskraft, die allen 'erfüllt die Erwartungen' gibt, vages Lob für manche und konkretes für andere, Persönlichkeitswörter für die eine Gruppe und Ergebniswörter für die andere oder Noten, die nicht zum Text passen. Sie markiert und erklärt, die Personalabteilung oder die nächsthöhere Führungskraft entscheidet. Das ist ein unterstützender Schritt, denn ein Hinweis kann falsch sein und die Lösung ist ein Gespräch, keine automatische Korrektur.
⛨Funktioniert, wenn Skala und Kriterien für alle verglichenen Personen gleich sind. Behandeln Sie Hinweise als Fragen und halten Sie fest, was geändert wurde und warum.
05● Menschliche Prüfung
Die Bewertung und ihre Folgen festlegen
Die Bewertung und alles, was daraus folgt, etwa eine Gehaltsanpassung, ein Bonus, eine Beförderung oder ein Entwicklungsplan, ist ein Urteil über einen Menschen mit echten Folgen. Eine Führungskraft trifft es, eine zweite Person kalibriert es, und die Mitarbeitenden können widersprechen. KI kann zuarbeiten, aber ein Modell sollte die Bewertung nicht festlegen, und Entscheidungen mit erheblicher Wirkung auf Menschen verlangen häufig menschliche Beteiligung. Kalibrierungsrunden, in denen Führungskräfte Fälle vergleichen, gehören zu den nützlichsten Stunden des ganzen Prozesses und bleiben menschlich.
⛨Gilt immer. Halten Sie zu jeder Bewertung kurz den Grund fest, damit Sie ihn den Mitarbeitenden und notfalls einem Gericht oder einer Aufsichtsbehörde erklären können.
06● Menschliche Prüfung
Das Gespräch selbst führen
Im Gespräch tut die Beurteilung ihre Arbeit: Die Mitarbeiterin hört, was gesehen wurde, reagiert, widerspricht, bittet um Hilfe und vereinbart neue Ziele. Ton, Zuhören und die Fähigkeit, eine schwierige Botschaft zu überbringen, lassen sich nicht an Software abgeben. KI kann die Führungskraft vorbereiten, zum Beispiel mit einer Liste von Punkten und Fragen, sollte aber nicht an die Stelle ihrer Aufmerksamkeit treten. Mitarbeitende, die merken, dass der Text von einem Werkzeug stammt und nur vorgelesen wird, schalten häufig ab.
⛨Gilt immer. Geben Sie der Führungskraft Entwurf und Fakten mindestens einige Tage vor dem Gespräch, damit Zeit bleibt zu überlegen, wie sie Schwieriges sagt.
07● Standardautomatisierung
Erinnerungen senden, Freigaben einholen und die Akte ablegen
Die Verwaltung passt gut zu einfacher Automatisierung: den Gesprächszyklus eröffnen, säumige Führungskräfte erinnern, den Mitarbeitenden ein Selbsteinschätzungsformular schicken, Unterschriften einholen, das Endergebnis mit passenden Zugriffsrechten ablegen und aus den vereinbarten Zielen Folgeaufgaben erzeugen. Ein Workflow-Werkzeug oder das Personalsystem erledigt das zuverlässig und günstig ohne KI. Gut gelöst verschwindet das Hinterherlaufen, das Führungskräften die Gesprächsrunde verleidet.
⛨Funktioniert, wenn es einen vereinbarten Zyklus mit klaren Terminen und eine Verantwortliche in der Personalabteilung gibt. Zugriffsrechte sind wichtig, denn Beurteilungen sind Beschäftigtendaten, die nur die richtigen Personen lesen dürfen.
08● Beim Menschen belassen
Kriterien, Skala und Regeln für den KI-Einsatz festlegen
Was in jeder Rolle gut bedeutet, wie viele Bewertungsstufen es gibt, wie oft Gespräche stattfinden, was Mitarbeitende von KI-gestütztem Material sehen dürfen und wofür KI nie genutzt wird, sind Entscheidungen der Leitung. Häufig ist der Betriebsrat beteiligt (das Betriebsverfassungsgesetz gibt ihm Mitbestimmung bei Beurteilungsgrundsätzen und bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle), außerdem gelten die DSGVO und die EU-KI-Verordnung, die KI zur Bewertung von Beschäftigten als hochriskant einstuft. Menschen legen das fest, schreiben es auf, erklären es den Mitarbeitenden und prüfen es einmal im Jahr.
⛨Gilt immer. Klären Sie das vor dem ersten Zyklus mit KI und sagen Sie den Mitarbeitenden offen, welche Schritte KI nutzen und wer das Ergebnis liest.